Généralités

Le but du Publipostage est de ne préparer qu'une seule lettre mais personnalisée pour chacun de vos destinataires.
Les informations qui changent (Monsieur, Madame, Mademoiselle, l'adresse, l'accord avec le participe passé par exemple) seront remplacées par des variables appelées champs.
2 documents seront donc à créer :

* la lettre source,
* le fichier de données, qui sera également un document WordPro.

Création des fichiers

Création de la lettre source en traitement de textes

Effectuez une ébauche papier, que pourrez oublier si vous vous sentez à l'aise dans WordPro, en repérant les parties pouvant être considérées comme des champs. Quand votre ébauche vous satisfait, passez à la confection de votre lettre sous WordPro.

Création de la base de données

Elle contiendra les champs pour votre lettre. Le nombre de champs n'a pas d'importance puisque vous pourrez choisir ceux qui apparaîtront dans votre lettre. Cette base pourra bien entendu servir à l'élaboration d'autres courriers. L'essentiel est d'avoir bien prévu son type de champ.
Cette base de données sera un simple tableau dont la première ligne contiendra les noms des champs. Chaque ligne suivante contiendra les informations d'un membre de votre base de données.

Fusion des deux documents

Lorsque tout sera prêt, vous lancerez la fusion qui imprimera autant de pages correspondant à ce que vous aurez stipulé comme critères de tri.

Voyons maintenant tout cela avec un exemple pratique : la convocation des parents élus à un conseil d'école.